L'Ordinateur Individuel n°140 juin 2002
L'Ordinateur Individuel n°140 juin 2002
  • Prix facial : 3,80 €

  • Parution : n°140 de juin 2002

  • Périodicité : mensuel

  • Editeur : Groupe Tests

  • Format : (202 x 278) mm

  • Nombre de pages : 222

  • Taille du fichier PDF : 182 Mo

  • Dans ce numéro : photo et vidéo... lancez-vous dans le numérique !

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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Pratique Tableur Faire circuler et corriger un document >Le problème  : vous souhaitez que plusieurs collègues lisent un tableau et y portent leurs annotations. >La solution  : exploitez de préférence la fonction de routage. ous venez de terminer un projet de budget ou un planning. Vous souhaitez, avant de le valider, le proposer à vos collaborateurs pour qu'ils y ajoutent leurs commentaires. Pour cela, vous avez trois façons de procéder. La première consiste à l'envoyer simplement par mail, en pièce jointe, aux personnes concernées. Inconvénient  : vous allez vous retrouver avec autant de réponses que d'intervenants. Vous devrez vous débrouiller pour intégrer les corrections à la main. Fixez l'ordre de diffusion La deuxième technique repose sur le partage du fichier en réseau local. Chaque personne ouvre le fichier et les annotations qu'elle y apporte sont identifiées par une couleur. Chaque intervenant peut ainsi voir les modifications des autres. Si vous souhaitez que les avis soient déposés dans un ordre bien précis, vous pouvez faire appel à une troisième solution, décrite dans l'encadré ci-contre. Il s'agit de faire circuler le document par courrier électronique (par l'intermédiaire du réseau de votre entreprise ou par Internet). Avec cette technique, nom- Boîte à outils Avec Excel 2000 ou XP Étape 1. Activez le suivi des modifications Lancez Excel, ouvrez le classeur à faire circuler et déroulez Outils/Suivi des modifications/Afficher les modifications. Cochez l'option [suivre les modifications...] et l'option [le], puis validez par [ok]. Vous conserverez ainsi une trace de toutes les modifications apportées au classeur. (Voir écran A) >Étape 2. Créez un bordereau de routage Déroulez le menu Fichier/Envoyer vers/Destinataire du routage. Une fenêtre apparaît. Dans la zone Envoyer aux destinataires, cochez les options [consécutivement], [retour à l'expéditeur] et [suivi du document]. (Voir écran B) >Étape 3. Ajoutez des destinataires Cliquez sur le bouton [adresse]. Vous ouvrez le carnet d'adresses de votre logiciel de messagerie. Dans la liste Afficher les noms, sélectionnez Contacts. Cliquez dans la fenêtre placée à gauche et tapez la première lettre du nom de famille de la personne à ajouter (par exemple L pour Pauline Lefrançois). Cliquez sur [A->]. Sélectionnez, de la même façon, les autres destinataires. Enfin, validez par lok] et cliquez sur le bouton [distribuer]. >Étape 4. Les participants annotent le document reçu Après quelques instants, le premier destinataire de la liste reçoit un e-mail l'invitant à consulter le document placé en pièce jointe. Lorsqu'il a fini de consulter et d'annoter ce document, il lui suffit de dérouler le menu Fichier/Envoyer vers/Destinataire de message suivant. Cette étape se poursuit alors pour tous les participants, dans l'ordre que vous avez déterminé dans la liste de diffusion. (Voir écran C) >Étape 5. Récupérez le document annoté Après avoir fait le tour des participants, le classeur vous est renvoyé en pièce jointe. Ouvrez-le. Vous constaterez que chaque cellule modifiée est repérée par un triangle. Lorsque vous placez dessus le pointeur de la souris, une info-bulle vous indique l'ancien contenu de la cellule, la date de la modification et le nom de son auteur. (Voir écran D) A Afficher les modifications Suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé. Afficher les modifications apportées ri Le r Par I Tous  : J r Liens I ii 17 Afficher le modf'cations à l'écran r Lister les modifications dans une autre feue La fonction Afficher la modification permet de conserver une trace de chaque changement apporté au classeur. De Etienne OEFelICJEN... SAIS Dernbutan avare I Texte du Dissipe  : J racer 3evnii,idsveèraPPorrdes ventespisx2,001 Odrapindevosrommedirsi clésreceOch.1 1 Cravater aux destinatedres — Coruriciiivernst Fv Regs à leteesteur Sipultaminmni FY Sied du dominent >La fenètre Routage reçoit la liste des destinataires ainsi qu'un petit texte explicatif que vous rédigez à leur intention. Ernier es." rediege Insertion Format gode ActIonà,r.,:lkécœdreeiRéptere àkaus bereinsibrer a ♦ el Zig] De  : Oehreidien Etienne Date  : ven. 22103$200211:16 Ce  : Objet  : Distribution  : scierie.* Le document joint possède un bordereau de routage. I Quand vous avez fini de réviser ce document, dans le menu Fichier, cliquer sur Envoyer vers puis eur Destinataire de routage suivant afin de renvoyer le classeur à mon expedateur. scere.ids 9ro) › L'e-mail reçu par chaque participant rappelle la procédure pour transmettre le classeur au destinataire suivant. D A B I C D Sapins Hêtres Bouleaux Frênes Me 2 Nord 321 988 1345 368 3 Est 811 4.47 873 582 4 Ouest r 1167 281 940 268 r 5 Sud-Ouest 955 423 974 633 6 Sud-Est 468 Dupont,22/03/200215:56  : 7 R. parisienne r 1034 (Peul Mocifié celle 87 de 997'en'1024'. 8 Export 10,7 Lorsque le documenta fini de circuler, chaque cellule modifiée est identifiée par un triangle et une info-bulle en rappelle les détails. www.01net.com l'Ordinateur individuel-184- N°140 - Juin 2002 mée routage, c'est vous qui fixez l'ordre de circulation du document en ajoutant des personnes dans une liste de diffusion. Notez que, dans ce cas, les personnes ne reçoivent pas toutes le même classeur, car chacune ne voit que les commentaires des personnes qui l'ont précédée. L'avantage de cette technique est sa simplicité. Lorsqu'un des destinataires a terminé de lire ou de modifier votre document, il lui suffit de le fermer. Le document est alors envoyé directement à la personne suivante. Lorsque le classeur a fait le tour des destinataires concernés, il vous est automatiquement renvoyé avec les modifications de chacun. E.O. Nos conseils ›Ce qu'il vous faut > Un PC sous Windows 95, 98, Me, 2000 ou XP ; un modem et une connexion à Internet ou une connexion à un réseau local ; Excel 2000, de Microsoft, Quattro Pro 8, de Corel, 1-2-3 version Millennium, de Lotus, ou des versions plus récentes de ces logiciels. Niveau de mai difficulté ln Temps 10 nécessaire minutes L'astuce > Ajoutez votre nom dans le milieu de la liste de diffusion. Vous pourrez ainsi contrôler le bon cheminement de votre classeur. 1> À éviter > N'envoyez pas le classeur à des personnes ne possédant pas la même version de tableur que vous  : elles ne pourraient pas le lire.
Tableur Consolider des tableaux trimestriels Le problème  : vous voulez totaliser, dans une feuille récapitulative, les dépenses de plusieurs trimestres. La solution  : créez une feuille par période et utilisez des fonctions de type 3D. Chaque trimestre, vous saisissez différents postes de dépenses dans une feuille de calcul. Pour obtenir un total annuel dans une feuille supplémentaire, vous allez totaliser, cellule par cellule, tous les chiffres placés dans vos feuilles trimestrielles. Pour simplifier l'établissement des formules de calcul, il est préférable de créer, dans votre classeur, autant de feuilles de calcul que vous avez de périodes (vous pouvez en créer jusqu'à 256). Donnez-leur des noms courts et explicites  : Ql, Q2, Q3 et Q4 pour les quatre trimestres, par exemple. Des feuilles à la même structure La première feuille sera réservée aux chiffres du premier trimestre, la deuxième aux chiffres du deuxième trimestre et ainsi de suite. La dernière feuille contiendra les calculs des totaux. Ses formules seront beaucoup plus simples si toutes les feuilles intermédiaires respectent la même structure  : placez leurs éléments communs dans des cellules aux Avec Excel 97, 2000 ou XP >Étape 1. Créez une feuille par période Si les tableaux que vous voulez totaliser sont trimestriels, le traitement sera plus aisé si vous créez, à l'aide du menu Insertion/Feuille, une feuille pour chaque trimestre. (Voir écran A) >Étape 2. Homogénéisez la structure Il est préférable que, dans chaque feuille, les éléments de même nature soient toujours à la même place. Les calculs en seront facilités. Ainsi, dans notre exemple, le total des dépenses est toujours en ligne 6. (Voir écran 8) >Étape 3. Modifiez l'apparence des feuilles Vous avez réparti vos données sur plusieurs feuilles et vous souhaitez probablement que celles-ci aient toutes le même aspect. Pour cela, vous voulez répéter les mêmes modifications de cellules (format de cellules, couleur et taille des caractères, etc.) sur chaque feuille. Cliquez sur l'onglet de la première feuille, maintenez la touche enfoncée et cliquez sur le dernier onglet. Tous les onglets apparais. sent en blanc. Désormais, les changements que vous apporterez à une feuille seront automatiquement appliqués à toutes les autres feuilles. Pour désactiver la sélection multiple, cliquez sur l'un des onglets qui n'est pas sélectionné. (voir écran C) Étape 4. Ajoutez les formules de totaux Activez la feuille devant contenir la consolidation (Total 2001). Nous souhaitons totaliser ici, dans chaque cellule, les données des cellules situées au même emplacement dans les feuilles Q1 à Q4. Sélectionnez la cellule B2. Saisissez =SOMME, tapez la parenthèse ouvrante, puis cliquez sur l'onglet de la feuille Q1 (la première feuille à inclure dans le total). Maintenez la touche enfoncée, sélectionnez la cellule B2 et cliquez sur l'onglet de la feuille Q4 (la dernière des feuilles à totaliser). Enfin appuyez sur pour valider la formule. Cette dernière s'écrit sous la forme =SOMME('Q1:Q4' ! B2). Il ne vous reste plus qu'à recopier la cellule B2 dans les autres cellules devant recevoir un total. (Voir écran D) Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils D Dà, -'61c1J aace Cellules... - Io -le r eafifeff 82 J t4 T =SOMME('01:041132) A B Total 200 I 2 Réfection batiments 3 Entretien 4 Alimentation I Lignes Colonnes Feuille A a Graphique... 1 Trimestre.1 Carte MapPoint Europe 2 1Réfection bât Saut de page 3 Entretien f Fonction... 4 Alimentation Nom >Le menu Insertion/Feuille vous permet de créer autant de feuilles que vous avez de périodes à totaliser. Le nombre maximum de feuilles par classeur est de 256. _Ibres.xls  : I chambres.xls:2 A 1 Trimestre 1 2 Réfection badineras 2 2'Réfection batrmer 3 Entretien 3 Entretien 4 Alimentation 4 4 Alimentation 5 Personnel 6 5 Personnel 6 Total dépenses 13 6 Total dépenses 7 7 14 Entretien 14 4,4 Ir\Q I 7Q27-Q3 X-Q4 7 Tore 14\Ql'),Q2 XQ371 >La commande Fenêtre/Réorganiser affiche les différentes feuilles sur un même écran et vous permet de vous assurer de leur cohérence. Alimentation 21 Personnel 22 23 Total 24 25 26, 7 4 Q I,/,Qpi.Q.17_Tital 2001 T Prêt >La sélection multiple des onglets situés en bas de l'écran vous permet de modifier simultanément le contenu de ces feuilles. es.1 8 333.00 € 1 817,00 € 18 118,00 € >La formule de calcul totalise les cellules B2 des feuilles Q1 à Q4. Boîte à outils références identiques. Pour vérifier cette structure, ouvrez une fenêtre pour chacune des feuilles du classeur. Puis disposez ces fenêtres en cascade ou en mosaïque. Votre tableur propose peut-être une fonction de consolidation (c'est le cas pour Excel, de Microsoft). Ne vous en servez pas, sauf si vous souhaitez récupérer des chiffres issus de bases de données externes. D'une mise en oeuvre difficile, cette fonction doit être relancée chaque fois que les données source ont été modifiées. Il vaut mieux employer des formules de calcul de type 3D, c'est-à-dire qui utilisent des cellules placées sur différentes feuilles. E.O. Nos conseils >Ce qu'il vous faut > Un PC sous Windows 95, 98, Me, 2000 ou XP ; Excel 97, de Microsoft ; Quattro Pro 7, de Corel ; 1-2-3 version 97, de Lotus ; ou des versions plus récentes de ces logiciels. Niveau de nui difficulté il Temps 6 45 nécessaire minutes > L'astuce > Pour atteindre directement une feuille dont l'onglet n'est pas visible, faites un clic droit sur les flèches en bas à gauche de l'écran et sélectionnez dans la liste le nom de la feuille à afficher. ▪ éviter > Lorsque vous exploitez des formules utilisant des cellules placées sur d'autres feuilles, n'employez pas de noms de champ. Ils alourdissent les formules au lieu de les simplifier. l'Ordinateur individuel - 185 - N°140 -Juin 2002 www.oinet.com



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