SAVOIR-FAIRE COMMENT ET AVEC QUI DIGITALISER VOS ÉVÉNEMENTS L’arrivée des solutions digitales et des « applis » dédiées bouleverse les modes d’organisation des réunions, séminaires et événements d’entreprise. Analysons avec quelques spécialistes les conséquences de la montée du digital dans toutes les étapes de l’événement. Par Pierre Rey « La digitalisation des événements » : tel était le thème de l’une des conférences du dernier salon Meedex à Paris, animée par Daniel Verschaere du cabinet de conseil Kurt Salmon. L’occasion de revenir sur cette tendance lourde qui secoue actuellement les tapis rouge de l’événement d’entreprise : l’arrivée des solutions digitales – on ne parle plus de « numérique », les modes sémantiques suivant le rythme rapide des nouvelles technologies – bouleverse les habitudes des professionnels du secteur MICE tout en ouvrant de nouvelles perspectives. Un intérêt commun La digitalisation des événements va de pair avec la généralisation des équipements mobiles et connectés chez les participants. La plupart des professionnels et collaborateurs en entreprise sont équipés aujourd’hui au moins d’un smartphone. Et ils sont de plus en plus nombreux à disposer d’une tablette. Les lieux accueillant les séminaires et conférences se sont équipés à leur tour, le wifi s’est généralisé, la vidéo-projection est devenue incontournable. Dans ce contexte, depuis deux ou trois ans, est apparu un nombre croissant d’applis s’intéressant à ce marché, certaines purement réservées au milieu des réunions professionnelles, d’autres Si l’événement prévoit la diffusion d’une vidéo ou une connexion vidéo live, il faut obtenir des garanties sérieuses de débit montant et descendant. s’étant fait d’abord connaître du grand public (Deezer, Spotify, Shazam pour la musique par exemple, Kiss Kiss Bank Bank pour le financement participatif, etc.). La majorité de ces multiples outils sont des « pure players », disponibles L’AVIS DES PROS « En aucun cas, le digital ne fera disparaître l’humain : il crée du lien, sensibilise. L’humain reste au cœur de l’événement. Ils doivent aller ensemble, ils sont complémentaires. » Christelle Depond, Associé à l’agence événementielle Oguest Events « L’événementiel va nourrir le digital et inversement. C’est une synergie positive pour l’entreprise. » Gaël Solignac-Erlong, dirigeant de #Skywalk « Outre un meilleur recrutement des participants et la communication via les réseaux sociaux, le digital apporte plus d’interactivité le jour J. » Pascal Pignal, Oracle Alliances marketing manager « Il faut mettre le mobile au cœur de la stratégie événementielle, même si le digital ne remplace pas une poignée de main et un sourire. » Benoit Dupart, dirigeant de C2M uniquement en ligne, conçus pour un usage précis. D’autres, plus rares, sont une déclinaison de solutions pour grandes entreprises (Oracle par exemple). « Les applications digitales sont liées aux différentes phases d’un événement, du ciblage des participants à l’exploitation des données « post event » et la mesure de la satisfaction, en passant par l’interaction, les outils collaboratifs et connectés, les invitations, l’accueil, Si l’événement prévoit la diffusion d’une vidéo ou une connexion vidéo live, il faut obtenir des garanties sérieuses de débit montant et descendant. l’enregistrement des invités et l’animation de l’événement… Difficile de prendre un opérateur qui sache tout faire, on est obligé de multiplier les acteurs spécialisés », résume Daniel Verschaere qui a testé de nombreuses solutions dans le cadre d’événements B to B. « Comme beaucoup de professions, l’événementiel et le digital ont perdu pas mal d’années en France par peur l’un de l’autre. L’évènementiel a longtemps réduit le digital au back office. Aujourd’hui, ils se nourrissent réciproquement et sont en recherche de synergies fortes », analyse pour sa part Gaël Solignac-Erlong, ex-Le Public Système, aujourd’hui CEO de #Skywalk (expériences digitales immersives). Des outils de dynamisation Sur le plan de l’efficacité et de la rapidité, le digital a gagné ses premiers galons dans les allées de l’événementiel. On trouve aujourd’hui des dizaines d’applications pratiques destinées à faciliter le travail des organisateurs : billetterie et inscriptions en ligne, gestionnaire des tâches et du planning de l’événement, planificateurs de projets, stockage des notes et partage de documents, 52 RÉUNIR MAGAZINE N°94 - MAI 2015