Le Planificateur n°9-7 octobre 2011
Le Planificateur n°9-7 octobre 2011
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°9-7 de octobre 2011

  • Périodicité : mensuel

  • Editeur : Le Planificateur

  • Format : (216 x 279) mm

  • Nombre de pages : 36

  • Taille du fichier PDF : 10,8 Mo

  • Dans ce numéro : Laval... une destination d'affaires en pleine effervescence.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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p l a n i fier Comment réussir une levée de fonds ? Organiser une campagne de financement est un exercice difficile qui demande une charge de travail importante et pour laquelle il n’existe pas de recette magique. Les activités principales liées à l’organisation de ce type d’événements sont : la planification, les budgets, la recherche de commanditaires, la réservation des locaux, la promotion, la logistique, les invitations et les billets, la publicité et les relations publiques. Voici les différents points clés à suivre. Les étapes d’une campagne de financement. Une campagne de financement nécessite un comité organisateur en charge de la mise en place et du suivi. Néanmoins, la responsabilité financière étant un facteur primordial, le conseil d’administration aura toujours l’autorité finale. Nous pouvons diviser la levée de fonds en quatre grandes étapes. La planification. Elle a pour but de poser les bases de la réflexion et de définir le type d’activité(s) à mettre en place. En tant que responsable de la campagne, vous vous devez de bien connaître votre organisation et être en mesure de comprendre ce que pensent vos donateurs ainsi que les non-donateurs afin de cibler le bon segment de marché. Pour ce faire, il vous faut analyser la situation, le marché et définir des objectifs financiers et marketing en répondant aux questions suivantes : quelle est la clientèle cible que nous souhaitons toucher ?, à quoi servira l’argent recueilli ?, quel est le montant à recueillir ? La présélection des activités devra tenir compte 22 Le PLANIFICATEUR Octobre 2011 www.leplanificateur.ca de vos besoins et de vos ressources en interne. Vous devrez vous soucier très tôt de la date de l’événement et du choix du lieu. Comparez avec d’autres campagnes similaires tenues sur le territoire peut vous guider dans vos choix. Une fois les activités, le lieu et la date retenus, il faut passer à l’élaboration d’un plan d’action et établir un échéancier fixant un délai pour chaque tâche. Sont inclues les actions à mener avant, pendant et après la campagne et cela à plusieurs niveaux : communications, finances, matériels, commandites, recrutement des bénévoles, sécurité, etc. Cela vous permettra d’établir votre budget pour la réalisation de la campagne. Quoi qu’il en soit, prévoir des solutions de rechange est crucial pour parer à toute éventualité. L’organisation. En tant que membre organisateur, il est temps de déterminer qui fait quoi, comment et quand, en structurant les responsabilités de chacun. Cette seconde étape nécessite de mettre en place différents comités tels qu’un comité de communication ou de l’aménagement et du matériel. Il peut s’avérer opportun de recruter dès à présent des bénévoles afin de compléter les équipes de travail et définir le scénario officiel de la campagne ainsi que le plan d’action. Suivront ensuite la prise de contacts avec les commanditaires potentiels, la confirmation des services demandés (réservation, location, achat ou commandite du matériel et des locaux) et la mise en route de la campagne de publicité. La réalisation. L’objectif est de s’assurer du bon déroulement des activités comme établit dans votre scénario. En tant que planificateur, vous savez d’ores et déjà que votre rôle sera de coordonner le tout et apporter d’éventuels correctifs si nécessaire afin de pallier rapidement à toute situation imprévue. Durant l’événement, il est conseillé de profiter de chaque occasion pour remercier publiquement ceux qui y ont contribué. L’évaluation. Il s’agit d’effectuer un retour sur les retombées de la campagne en assurant le suivi. Vous pouvez débuter par l’évaluation des résultats au niveau de l’atteinte des objectifs, l’efficacité des activités, le nombre de bénévoles et le déroulement de la campagne. Ensuite, le comité organisateur devra élaborer un dossier précisant toutes les démarches effectuées du début jusqu’à la fin en y incluant les procès-verbaux des réunions, le plan d’action et les listes des bénévoles et des commanditaires. Ce dossier permettra de faciliter la tâche des prochains organisateurs et d’améliorer la campagne suivante. En parallèle, il faut vous attaquer au suivi de la campagne qui consiste à remercier les membres qui y ont contribués et compléter les données comptables relatives aux dépenses et aux revenus. Les éléments clés d’une levée de fonds réussie. Une cause qui en vaut la peine : l’implication des donateurs dépendra de la cause, il faut tenir compte de l’élément émotif. Une direction dynamique : le responsable se doit d’être convaincu, efficace, disponible et reconnu dans la communauté. Des travailleurs consciencieux : l’équipe de bénévoles se doit d’être sérieuse, impliquée et posséder toute l’information nécessaire. Une clientèle réelle : un segment de la population susceptible « d’acheter » le produit. Des ressources : un budget suffisamment important pour supporter la promotion et les frais fixes, une planification réfléchie et une gestion saine. Un éventail d’idées pour vos événements de levées de fonds. Activités sociales : de types bals ou croisières, ces activités permettent aux membres et amis de l’organisme de passer du bon temps. Spectacles et soirées-bénéfice : il peut s’agir de défilés de mode, de concerts ou spectacles réunissant des artistes qui acceptent de réaliser une performance sans recevoir de cachets. Le choix des artistes impliqués aura une conséquence sur la levée. Encan : le principe est de vendre des produits aux plus offrants. Il vous faut des articles intéressants et des acheteurs intéressés qui espèrent faire une bonne affaire.
p l a n i fier Ventes de produits sur place ou en porte à porte : de type vente d’arbres de Noël, il faut pouvoir en dégager une marge suffisante. Événements sportifs : les participants s’inscrivent pour deux raisons, la première car ils croient en votre cause, la seconde pour combler leur satisfaction personnelle en relevant un défi. En tant qu’acteur de la campagne de financement, ils sont en mesure de trouver des commanditaires ou donateurs pour appuyer la levée. Billards/quilles : inclure des frais d’inscription pour les participants et un droit d’entrée pour les spectateurs. La sollicitation de commanditaires permettra d’obtenir des prix de récompense pour les gagnants, sans coût pour l’organisateur. Jeux de hasard : loteries et jeux liés aux opérations de casino. Lyne Branchaud nous donne 15 autres idées d’activités pour amasser des fonds pendant un événement sur : www.guideevenement.com Le rôle et la gestion des bénévoles : Les bénévoles se recrutent différemment selon leur motivation. On distingue ceux directement impliqués dans la cause qui sont faciles à identifier et habituellement plus motivés et ceux qui, en plus de soutenir la cause, recherchent également à acquérir une expérience ou à élargir leur réseau. Il est plus facile de les motiver quand on sait comment les récompenser. Leur implication peut être directe ou indirecte (administratif) mais ils constituent la clé de voûte des campagnes car sans leur travail, le coût serait si grand qu’il ne constituerait pas un mode de financement. Il est important de s’assurer que leurs activités soient bien planifiées ; préparer un calendrier de formations, de réunions et d’attributions de tâches est nécessaire. Les commandites : Ce financement précieux pour l’organisme permet aux commanditaires de contribuer à une cause en profitant d’une visibilité publique. Les deux parties en tirent des avantages. Afin d’effectuer votre sélection, concentrez-vous d’abord sur des entreprises qui allouent des fonds aux organismes sans but lucratif (OSBL) et définissez ce qu’ils recherchent pour se faire connaître. Vous pouvez utiliser des annuaires commerciaux ou les salons professionnels pour les présélectionner. On compte la plupart du temps plus d’un commanditaire, il faut donc s’assurer de ne pas générer de conflit en ne sollicitant pas deux sociétés du même secteur. Retour d’expérience. Propos recueillis auprès de Madame Casey Tabah, coordonatrice aux événements pour les 6e Régates et festival annuel de Bateaux-Dragons. Tenu le 24 septembre à Lachine, cet événement a permis de recueillir 500 000 dollars pour le programme Cansupport des Cèdres au centre universitaire de santé de McGill (CUSM). Ce programme fournit gratuitement le support psychologique, émotionnel et spirituel, l’information pratique et l’assistance financière aux patients atteints du cancer et leurs familles au CUSM. Le Planificateur : Comment s’est faite la collecte de fonds ? Casey Tabah : La levée a été réalisée grâce aux participants à la régate de Bateaux-Dragons. Chacun des participants inscrits au sein d’une équipe de 20 pagayeurs avait pour objectif de lever 500$ auprès de son entourage, assurant ainsi une contribution de 10 000$ par équipe pour le jour de l’événement. Pour les aider dans leur recherche de fonds, les participants ont eu la possibilité de créer leur page sur le site Internet. Ils disposaient également de supports de communication dont des formulaires préconçus à transférer à leur entourage. L’accès à cette journée étant gratuit pour le public, des fonds ont également été récoltés par la mise à disposition de produits et services sur place (boissons, nourritures, zone enfants, etc.). A quel moment avez-vous sélectionné la date et le lieu ? Ce festival a lieu chaque année. Nous avons pris cette décision un an à l’avance afin que l’annonce de la régate 2012 soit diffusée à la fin de l’événement 2011. Le choix de la date, notamment pour les événements estivaux, n’est pas une mince affaire, de nombreuses activités sont proposées en cette saison, il faut donc la prévoir très tôt. Pourquoi faire le choix d’un événement sportif ? La régate est une activité rassembleuse où le travail d’équipe est primordial. De plus, c’est une activité familiale à laquelle tout le monde peut participer. Attirer les participants implique que les activités retenues soient attrayantes. Comment avez-vous recruté les bénévoles ? L’événement étant annuel, la première étape est de solliciter les bénévoles des années antérieures. Ensuite nous avons mis en place une campagne d’affichage dans les hôpitaux afin de solliciter les patients et leurs familles qui sont directement impliqués dans la cause. Nous avons contacté les étudiants en recherche de bénévolat par l’intermédiaire des cégeps ainsi que des associations de volontaires à Montréal. Nous nous sommes également servis des médias sociaux, à savoir facebook et twitter. Comment avez-vous assuré la gestion des bénévoles ? Le recrutement s’étant fait 6 mois auparavant, nous communiquions mensuellement avec eux par courriel afin de maintenir une relation et conserver leur motivation. Dépendamment de l’âge, de leurs envies et de leurs compétences, chacun a eu un rôle à jouer et certains ont mené plusieurs actions de front. Développer une relation humaine sur du long terme est important ; le contact ne prend pas fin au terme de la régate. Par exemple, nous sommes actuellement en préparation des lettres de remerciement et à noël ils recevront un courriel leur souhaitant de bonnes fêtes. Quels conseils donneriez-vous pour approcher des commanditaires ? Avant de les solliciter, il faut effectuer une démarche de recherche d’informations afin de sélectionner les entreprises qui allouent habituellement un budget aux organismes sans but lucratif (OSBL). Leur présenter un dossier clair, leur expliquer où va l’argent et faire un suivi régulier avec eux est important. Il faut mettre en avant les éléments que nous avons en commun. Dans ce type d’échange, nous nous devons d’être honnête et convaincu par notre cause afin d’être convaincant. Comme dans toute relation d’affaires, il s’agit de respecter leurs souhaits de visibilité qui peuvent par exemple prendre la forme d’échange de logos sur le site internet. Quel doit être le coût envisagé pour une campagne ? La loi précise que le coût global ne doit pas dépasser 35% du montant total récolté. Dans les faits, le coût d’une levée de fonds réussie oscille entre 10% et 20%. Le dernier point que Casey Tabah souhaitait souligner concerne les sollicitations de dons. Afin d’engager un dialogue avec un donateur potentiel, il est préférable de lui mentionner le montant que l’on souhaite obtenir de sa part, montant évalué bien sûr selon le profil de la personne. Vous pouvez contacter Casey Tabah par courriel à : casey.tabah@muhc.mcgill.ca Sur le web : www.cedarsdragons.ca www.leplanificateur.ca Octobre 2011 Le PLANIFICATEUR 23



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