Le Planificateur n°11-6 jun/jui/aoû 2013
Le Planificateur n°11-6 jun/jui/aoû 2013
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°11-6 de jun/jui/aoû 2013

  • Périodicité : mensuel

  • Editeur : Le Planificateur

  • Format : (216 x 279) mm

  • Nombre de pages : 62

  • Taille du fichier PDF : 32,9 Mo

  • Dans ce numéro : les événements culturels contre la crise.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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Établir l’échéancier et dresser des aide-mémoire La petite réunion s’accompagne aussi d’une échéance plus courte. Bien que nous souhaitions tous avoir six mois pour préparer un programme, nous avons de la chance si nous disposons de huit semaines. Il est donc plus important que jamais d’avoir un plan qui comprend un calendrier réel. Il est essentiel d’y engager vos fournisseurs, ce qu’ils apprécieront énormément car cela permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde. Les surprises c’est bien beau, mais pas quand on est planificateur ! L’aide-mémoire est votre meilleur allié pour réussir votre programme. Petit ou élaboré, il vous aide à gérer votre événement selon un échéancier défini. C’est encore plus important si votre délai est court. On peut facilement oublier un élément fondamental quand il n’y a jamais plus de 24 heures dans une journée pour tout régler. Voici, parmi tant d’autres, des éléments clés à inclure dans votre aide-mémoire : Appel d’offres Déterminer l’ampleur et l’objectif de la réunion Déterminer le nombre maximum de participants Déterminer le profil et l’emplacement des participants pour trouver les options de transport, les taux et la disponibilité Déterminer le type de site convenable pour la réunion Déterminer au besoin les activités ou événements spéciaux Établir le budget Choisir au besoin les fournisseurs à qui faire parvenir votre appel d’offres : hôtels, entreprises d’audiovisuel, tiers planificateurs, transport, lieux externes et traiteurs Choix du site Recevoir et étudier les soumissions des fournisseurs Identifier les fournisseurs avec qui vous allez négocier Inspecter les sites possibles Obtenir des termes de contrats à revoir et comparer 20 Le PLANIFICATEUR VOLUME 11 NO 06 WWW.LEPLANIFICATEUR.CA Contrat Revoir les dispositions touchant les chambres, les espaces de réunion, la nourritures et les boissons Confirmer et négocier tous les taux : frais d’annulation, attrition et pénalités Obtenir la divulgation quant à tout travail de construction qui pourrait toucher votre événement sur place Bien comprendre et négocier les dates butoirs et toute autre date de libération stipulées dans le contrat Opérations Élaborer un budget complet : pourboires, taxes Choisir et établir tous les menus d’aliments et boissons, sur place et hors site, y compris les demandes de diète spéciale Gérer au besoin les transport aérien et terrestre Vérifier tous les montages et besoins d’audiovisuel des salles de réunion et des sites d’événements spéciaux Élaborer un calendrier de travail - extrêmement important pour tous les intervenants sur place et les fournisseurs Continuez d’ajouter tous les jours à vos aide-mémoire et assurez-vous d’y inclure les besoins sur place et ceux du post mortem. Les petites réunions peuvent être aussi stressantes et détaillées que n’importe quel autre programme. Toutefois, avec le cadre et l’organisation appropriés, vous dormirez tranquille, sachant que l’événement sera mémorable pour vous et pour vos participants. Courez la chance de gagner ! Le Planificateur offre à ses cyber-fans la chance de gagner quatre séjours dans des lieux mythiques du Québec. Les heureux gagnants seront tirés au sort parmi les 150 prochains inscrits sur notre page Facebook : http://www.facebook.com/leplanificateur. Vous n’avez que jusqu’à 1000 « j’aime » pour tenter votre chance ! Voici les établissements qui vous attendent, pour une rentrée en douceur : - Hôtel Saint-Paul - Hôtel Saint-Sulpice - Hôtel le Crystal - Hôtel Quintessence
Le Centropolis Le centre commercial Centropolis de Laval, qui offre boutiques, restauration et divertissements, a mis la main à la pâte. Son éclairage est conçu et calibré pour réduire la consommation d’énergie, il est également doté d’un bassin de rétention d’eau novateur qui recueille l’eau de pluie, la nettoie et la redirige vers les nappes phréatiques. Le centre a aussi prévu un programme de recyclage complet inspiré des 3R – réduire, réutiliser, recycler. Tous les résidus de l’entretien des aménagements paysagers sont compostés et réutilisés pour favoriser la croissance des plantes ornementales. Les appareils de climatisation fonctionnent au HCFC-22, un gaz moins nocif pour la couche d’ozone, contrairement au fréon anciennement utilisé. Des arbres sont aussi plantés chaque fois que c’est possible. Deux bornes de recharge réservées aux véhicules ont été installées sur la Place Centrale de Centropolis. Le tarif est de 1,00 $ l’heure d’utilisation. Les intéressés peuvent s’inscrire sur www.reseauver.com. Bravo à cette grande entreprise qui a le pouvoir de faire la différence et qui l’exploite. www.centropolis.ca Traiteur Avec Plaisirs Avec 3 succursales dont une à Laval, Avec Plaisirs traiteur réalise tous les ans un projet de développement durable. L’entreprise a installé des poubelles de compostage dans toutes ses cuisines, créé des boîtes à lunch (et récemment un cabaret) biodégradables et plante 500 arbres par année pour rendre ses livraisons « carbo-neutres ». www.avecplaisirs.com Vert Laval Fournisseur de spectacles, d'animations Salle André-Mathieu La Corporation de la salle André-Mathieu de Laval a le sens de la répartie lorsque vient le temps de se responsabiliser au plan écologique. Tout d’abord, elle a fait passer l’impression de ses programmes de 135 000 à moins de 10 000 exemplaires en promouvant le numérique. Soucieuse du détail, elle récupère les batteries de ses éclairages de scène, élimine les verres de styromousse des loges pour les remplacer par de la vaisselle et a également changé ses produits de nettoyage pour d’autres, biodégradables. Rien d’extravagant, mais c’est justement dans l’ordinaire que nous pouvons tous nous retrouver et joindre le mouvement. www.salleandremathieu.com Par Lysanne Pelletier et d N atac ahra tistes Monette. 514-521-3019 iota@productionsoulala.com www.productionsoulala.com Suivez-nous sur Facebook : Les Productions Oulala ! WWW.LEPLANIFICATEUR.CA NO 06 VOLUME 11 Le PLANIFICATEUR 21



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