Le Planificateur n°11-3 mars 2013
Le Planificateur n°11-3 mars 2013
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°11-3 de mars 2013

  • Périodicité : mensuel

  • Editeur : Le Planificateur

  • Format : (216 x 279) mm

  • Nombre de pages : 40

  • Taille du fichier PDF : 6,3 Mo

  • Dans ce numéro : trois parammètres essentiels lors d'un voyage de mobilisation.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

Dans ce numéro...
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p l a n i fier À 30 jours de votre tournoi... Vous êtes à 30 jours de votre évènement, le comité se rencontre afin de faire le point et valider ensemble les chances de succès de cette journée après plusieurs mois de planification et préparatifs. Chaque responsable de comités (inscriptions, commandites, finances, organisation, communications, etc.) fait son rapport en présentant l’avancement de ses démarches et les tâches qu’il reste à accomplir dans le dernier sprint. Quoi Les points suivants feront l’objet d’une analyse de ce qui a été réalisé jusqu’à maintenant et de ce qu’il reste à accomplir : Mise à jour des résultats financiers vs le budget et les objectifs à atteindre ; Tour de table pour voir si tous nos contacts et entreprises ont été rejoints, sollicités et invités ; Initiatives en matière de communications ; Confirmation de la présence des médias et services et installations mises à leur disposition ; Confirmations de la présence des VIP et encadrement ; Commande d’impression des enseignes des commanditaires et déploiement de celles-ci le jour du tournoi ; Confirmation de la présence du photographe ; Examen de la visibilité de l’évènement sur les réseaux sociaux et sur le site Web ; Fondamental est le rapport de la vente des quatuors et des billets individuels pour le golf, ou simplement pour le cocktail et le souper ainsi que des commandites. Celui-ci fera l’objet d’une analyse pointilleuse et d’actions précises qui seront déterminantes pour le succès de l’événement. En effet, pour un tournoi de levée de fonds, ce sont les 2 sources cruciales de financement menant à la réalisation de profits qui se transformeront en don au soutien de l’organisme supporté. À cet égard, l’ajout d’un encan silencieux peut aussi contribuer au succès financier de l’événement. Il permet à des entreprises d’encourager la cause sans pour autant s’engager à participer au tournoi. Il leur donne une superbe vitrine pour mettre en valeur un de leurs produits ou services à peu de frais. De plus, une partie des sommes perçues lors de l’encan peuvent faire l’objet d’un reçu d’impôt pour fins de charité si l’organisme supporté est reconnu comme tel par les agences de revenus. Qui Le succès d’un évènement passe également par la participation de bénévoles. Il sera donc important de discuter de la contribution des chacun d’eux et du rôle qu’ils devront jouer au cours des derniers jours avant le tournoi. Rien de pire que d’être bénévole et ne pas connaître les attentes des organisateurs. Combien de bénévoles seront requis avant la journée du tournoi pour faire l’assemblage des sacs cadeaux, la récupération des commandites et le transport du matériel au club de golf ? Combien seront requis pour la journée même du tournoi à la table d’accueil, à l’animation, sur le parcours pour les kiosques et les jeux, ainsi que pour le transport du matériel à la fin de la journée vers le bureau ? Il faudra assigner à chacun des bénévoles la ou les tâches précises avec un horaire détaillé. Il faudra également tracer le déroulement de la journée : qui préparera les mots de bienvenue et de fin de soirée, qui préparera la présentation numérique incluant les logos de chacun des commanditaires, donateurs, qui sera à la table d’honneur ou comme j’aime l’appeler la table donneur.., qui sera sur la photo lors de la remise du chèque à l’organisme ou la fondation (il est très important d’avoir les noms de personnes pour les journalistes présents), qui fera parvenir la confirmation par courriel aux participants avec un rappel de l’horaire de la journée, des règlements du club et naturellement le chemin pour se rendre (ne pas oublier d’inclure l’adresse complète qui sera très utile pour la configuration du GPS et le numéro de téléphone du club de golf), qui fait la liste des bénévoles avec leurs coordonnées et leurs tâches, qui transportera les bénévoles vers le club et à quelle heure et qui les ramènera à la fin de la soirée. Pour terminer, il sera important de s’assurer de l’engagement total des membres du comité organisateur pour le blitz final. Les prochains échanges du comité seront en mode conférences téléphoniques, rapides et pointus. François Prévost, est le directeur du développement des affaires du Club de golf de l’île de Montréal, ayant à son actif plusieurs années d’expérience en organisation d’évènements de toutes sortes. Il se fait un plaisir de conseiller les entreprises et les organismes afin de rendre leurs évènements profitables et mémorables. Il peut être rejoint à l’adresse de courriel : francoisp@cgimgolf.com ou par téléphone au 514.448.6000 poste 229. 8 Le PLANIFICATEUR Volume 11, No. 03
p l a n i fier Un voyage de mobilisation magique : trois paramètres essentiels Comme nous le mentionnons dans la dernière édition du Planificateur (Vol. 11 No. 2), le voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficaces et rentables pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise. Privatisation d’hôtels à Paris, tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, suite présidentielle à San Francisco, cours de salsa à Buenos Aires ou Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour récompenser vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés. Alors, comment bien le planifier ? Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget. Si un de ces paramètres est compromis, les deux autres en seront impactés. 1. Délai : s’y prendre à l’avance Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparez un bref précis et présentez-le à une agence événementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation. Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations, plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent. Donc, plus vous serez en avance, plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leurs tarifs et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe bien au delà de 12 mois d’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible. www.leplanificateur.ca 2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP La valeur ajoutée d’une agence événementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants. En effet, à partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et regroupement est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction… La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…). Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala... C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi. 3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions ! Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, Par Nicolas Richard survol du volcan Arenal au Costa Rica... Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants. Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourriture) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations, etc.). Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un événement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé ! N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation ! Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation. Nicolas Richard, Président d’Othentika, organisateur d’événements et de voyages corporatifs. Créateur d’expériences, Othentika est une agence événementielle à Montréal, qui offre des services d’organisation de voyages et d’événements corporatifs clés en main. Le PLANIFICATEUR 9



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