L'Ordinateur Individuel n°124 janvier 2001
L'Ordinateur Individuel n°124 janvier 2001
  • Prix facial : 25 F

  • Parution : n°124 de janvier 2001

  • Périodicité : mensuel

  • Editeur : Groupe Tests

  • Format : (202 x 278) mm

  • Nombre de pages : 246

  • Taille du fichier PDF : 208 Mo

  • Dans ce numéro : internet sans peine.

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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Pratique Boîte à outils Texte Créer et diffuser >Le problème : envoyer à plusieurs personnes un courrier personnalisé. >La solution : placer des champs variables dans la lettre type, concevoir ou ouvrir une base de données, utiliser les fonctions de fusion du traitement de texte. Le publipostage, également appelé mailing ou fusion, est une pratique aujourd'hui très répandue, qui consiste à expédier à un groupe de personnes un courrier apparemment rédigé à leur intention. Certes, l'usage abusif qu'en font parfois les services de marketing en supprime l'efficacité. Mais le publipostage n'en reste pas moins un outil très utile. Son principe : mettre en relation une lettre type, qui regroupe les éléments communs à tous les destinataires et les champs personnalisés (par exemple, ou ), et une base de données contenant ces informations. Le publipostage proprement dit repose sur l'élaboration, pour chacune de ces personnes, d'une lettre qui exploite les champs personnalisés. De cette façon, dans la première lettre, est remplacé par Martin, dans la seconde par Dupont et ainsi de suite. A ces caractéristiques de base, tous les traitements de texte actuels ajoutent une panoplie de fonctions relativement puissantes et d'une utilisation peu complexe. Ainsi, les paragraphes conditionnels ne sont imprimés que si un destinataire remplit une condition précise. Par exemple, dans la lettre de réclamation qui suit une facture impayée, le paragraphe relatif aux poursuites judiciaires n'est mentionné qu'aux clients qui ont laissé passer de plus de 90 jours la date limite de payement. La démarche la plus logique consiste à réaliser une lettre type aussi complète que possible et à subordonner l'impression de tel ou tel paragraphe à la vérification d'une condition. Ainsi, vous ne pourrez plus oublier les cas particuliers. Autre fonction disponible dans les traitements de texte : l'envoi sélectif. En l'activant, vous pouvez, par exemple, limiter les expéditions à vos clients demeurant à Paris ou à ceux dont les commandes de l'année précédente ont dépassé 100000E. Insérez une info avant d'imprimer Les champs interactifs, quant à eux, vous permettent d'ajouter, dans la lettre, une donnée qui ne sera disponible qu'au moment de l'impression, par exemple le résultat d'une compétition. Lors de la fusion proprement dite, une fenêtre s'affiche et invite l'utilisateur à saisir une valeur qui est ensuite insérée automatiquement dans les courriers imprimés. La conception de la base de données ne pose guère de problèmes tant les traitements de texte s'accommodent des nombreux » > Envoyez un courrier en nombre avec Office 2000... > Étape 1. Saisissez le nom des destinataires Lancez Excel et ouvrez un classeur vierge. Dans la première ligne, inscrivez les noms de tous les champs que vous désirez voir figurer sur la lettre collective. Placez les données dans les lignes suivantes, sans laisser de ligne ni de colonne vide. Vous pouvez importer une base de données d'un autre logiciel à condition de toujours respecter la disposition décrite ci-dessus. Enregistrez votre fichier sous le nom Clients.xls et fermez Excel. (Voir écran A). >Étape 2. Reliez la base à la lettre type Ouvrez Word et saisissez les portions de texte communes à tous les destinataires. Puis, déroulez le menu Outils/Publipostage. Dans la zone Document principal, cliquez sur [créer] et choisissez Lettres type. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur les boutons [fenêtre active] et [obtenir des données]. Ensuite, choisissez Ouvrir la source de données. Dans la zone Types de fichiers, sélectionnez Feuilles de calcul MS Excel (*.xls), choisissez Clients.xls, et validez par [ok]. Dans la fenêtre Noms ou plage de cellules qui apparaît, optez pour Feuille de calcul entière. Cliquez maintenant sur [modifier le document principal]. Word affiche alors la barre d'outils Publipostage. (Voir écran B). Étape 3. Ajoutez des champs de fusion Placez le point d'insertion à l'emplacement où doit apparaître la donnée issue de la base. Cliquez sur le bouton [insérer un champ de fusion]. Choisissez un champ dans la liste. Après validation, ce dernier apparaît entre des guillemets français. (Voir écran C). Étape 4. Lancez la fusion Une fois la lettre type achevée, déroulez le menu Outils/Publipostage. Cliquez sur le bouton [fusionner]. Avant d'imprimer votre publipostage, il est préférable d'en créer une version d'essai dans un fichier. Pour cela, choisissez Nouveau document dans la liste déroulante Fusionner vers. Puis, cliquez sur [fusionner]. Word conçoit un document qu'il nomme Lettres Types 1 dans lequel il remplace, pour chaque personne de la base, les champs de données par leur valeur réelle. (Voir écran D). www.01net.com l'Ordinateur individuel - 188 - N°124-Janvier 2001 Eol.er 551e ! grehsee V* muai 2m Moreer Fores Deia 0.2 - - A I a I Genre Nem 2 113111. vAN 3 Madame RASSAMIT 4 Mademmselle V10ET 5 Mademoiselle CLOVIS 6_, Monsleur LEOTARD 7 Non.. BRISES'Irlons.eur °BESTIAUX 9 Madame PROVINS 10 Mrdarne MAROT 11 Mademoiselle CROUSSET 12 Madernolrelle VEDO1RE ri\rriirif B Aide au publipostage Prénom PhIrpoe Emmanuelle Jeanne Serna Olroet John Phdlppe Annick Isabelle Nadine, tan, -f.el lia wiee Adresse Tl mn d, : ne 25 rue Marcelin Berthelot 14 boulevard Malaise 254 boulevard des Martyrs 254 rue Arebrome Croix al 11 rue Ambroise 1 boulevard de le Remo 5 avenue Flachat 112 rue de Sa « Dem, 8 rue Menu Becquerel 1.1,1 r I NON, CP 94140 92220 45E03 06008 21030 39020 78020 34E03 951:00 1J111.1 odtm Scer orle : Î L'étape suivante consiste à ouvrir OU créer un fichier de donné.. CikeJeZ sur Obtenir les données. 1 e3 Document principal reer - I Meer - Type de fusion Lettres types Document principal doc_w6 124‘matling1expectition.doc 2 Source de données Obterù les données] Ç.réer la 5007Cre de données... 37e Lieur un carnet datte expedition.doc - Microsoft Word Duan Gran'Vers Mont Cora La base des destinataires peut être créée avec un tableur ou un logiciel de base de données. >La fonction Ouvrir la source de données met en relation la lettre type et le classeur Excel. Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Tableau Deirld a a n Normal Arial 14 Insérer ln champ de fusion - Insérer un mot clé Il Genre Prénom Adresse CP Ville Commande, le > Le bouton Insérer un champ de fusion sert à ajouter des zones variables dans la lettre type. >L'option Nouveau document élabore une version d'essai qui permet de repérer d'éventuelles fautes de conception. Gue ir
un publipostage... et faites appel aux fonctions avancées Étape 1. Filtrez les destinataires Supposons que vous ne désiriez expédier votre courrier qu'aux Versaillais. Pour cela, déroulez Outils/Publipostage. Dans la zone Fusionner les données avec le document, cliquez sur [options de requête]. Activez l'onglet Filtrer les enregistrements. Enfin, choisissez, dans les trois listes Champ, Élément de comparaison et Comparer avec, les éléments permettant de définir un critère, par exemple Ville, est égal à, Versailles. Validez par [ok]. (Voir écran A). >Étape 2. Réalisez des champs conditionnels Dans une lettre, certains paragraphes ne s'adressent qu'aux destinataires remplissant une condition précise. Ainsi, vous voulez faire un cadeau à vos clients ayant commandé au moins 100 articles, c'est-à-dire ceux dont le champ Commande contient un nombre supérieur ou égal à 100. Pour cela, placez le point d'insertion à l'emplacement souhaité et cliquez sur [insérer un mot clé] de la barre d'outils Publipostage. Choisissez Si..alors..sinon. Comme dans l'étape précédente, définissez la condition à remplir et saisissez, dans les zones en dessous, le texte à ajouter si la condition est remplie et le texte à insérer si elle ne l'est pas. Validez par [ok]. (Voir écran B). >Étape 3. Insérez une fonction interactive Peut-être devrez-vous insérer une donnée juste avant l'envoi de votre courrier, par exemple un taux de remise, différent pour chaque destinataire. Pour cela, cliquez sur [insérer un mot clé]. Choisissez Remplir. Tapez le texte de la question qui apparaîtra dans une fenêtre et la réponse proposée par défaut. Validez par [okl. (Voir écran C). >Étape 4. Vérifiez tous les codes de champ Les codes que vous ajoutez par l'intermédiaire du bouton [insérer un mot clé] sont normalement invisibles. Pour les afficher, appuyez sur les touches + . Chaque champ apparaît sous son nom codé entre accolades. Enfoncez de nouveau + pour rétablir l'affichage normal. (Voir écran D). A Options de martelé Fu:manne, les données avecie document Fusa net... l Optlorde regeS —Cel bltret les enreterements I Trier les enreetvernents I chme Élément de comparaison (« opérer or « : d lest égala J versaaesl EIE31.7J I > Le bouton [options de requête] permet de filtrer les enregistrements. B insérer le reor clé Si 5'mernerd>sno tlément de conmgelson A son000.Y « Iman, le testa suivent Nous avons le plaisir de vous informer que vous avez gagne un cade, ynon, tem:1 : Sache z que, pour plus de cent arbores commandés, nous vousoffrons un cedeati ex Ann_t_i le : >Les paragraphes conditionnels ne sont insérés que si un des champs de la base répond à une condition précise. Argenteuil, le 25/10/00 Mademoiselle VEDOIRE Bonjour. Pour cet article. nous vous proposons une remise exceptionnelle de Woid x Tee le mottant de la mem ce onnliec >La fonction Remplir ouvre une fenêtre de dialogue où l'utilisateur sera invité à entrer la réponse à une question. D expeblen der berwo141 NOM nA Etw mem «, ferma y.. 1 Feetie r cour gym^ x r I. B:112 Ci - treenv chum. hem Insbennmet, Zr'tut Ar enteuil le DATE V MERGEFORMAT MERGEFIELD Genre MERGEFIELD Nom Bonjour, Pour cet article, nous vous proposons une reinse exceptionnelle de (FILLIN "Tapez le montant de le remise'\d Te VTT" } ho. t sr I III Cd 1 >La combinaison de touches + permet de visualiser les codes de champs invisibles. l'Ordinateur individuel-189- N°124 - Janvier 2001 10 » formats de données existants. La solution la plus performante est d'employer un système de gestion de base de données, comme Paradox, de Corel, ou Access, de Microsoft. Mais vous pouvez également exploiter les données d'un tableur, tel que 1-2-3, de Lotus, ou Excel, de Microsoft. Si vous ne disposez pas de ces divers outils, vous pouvez tout de même concevoir une petite base de données à partir d'un traitement de texte, mais avec moins de confort d'utilisation. Pour y parvenir, il vous suffit de saisir les noms des destinataires, à raison d'un par paragraphe, en respectant une syntaxe bien précise pour la séparation des champs. Vérifiez les dates et les noms La réalisation de la lettre type n'est pas complexe. En effet, l'insertion des champs de données est entièrement automatique et se réalise par un choix dans une liste. Il faut, bien entendu, avoir établi préalablement une relation entre la lettre type et la base de données. Il convient, cependant, d'éviter quelques pièges. La difficulté la plus évidente : les noms et les coordonnées des destinataires sont de longueur imprévisible. Or, si un nom court ne pose aucun problème, un patronyme très long peut perturber la justification d'un paragraphe étroit. Pour de tels champs, prévoyez toujours un espace important afin d'y placer les données. La meilleure solu- Nos conseils >Ce qu'il vous faut > Un PC sous Windows 95 ou 98 ; Word 97, ou plus récent, de Microsoft ; WordPro Edition 97, ou plus récent, de Lotus ; WordPerfect version 8, ou plus récente, de Corel. > Niveau de difficulté > Utilisateur confirmé. > L'astuce > Pour connaître avec Office 2000 le nom de la base de données attachée à un document, déroulez Démarrer/Programmes/Accessoires/Outils système/Information système. Choisissez Applications, Word 2000 puis sélectionnez Fusion et publipostage. >À éviter > N'activez pas, avec Word, la fonction qui permet de loger toute la page sur une seule feuille. Si les données de la base sont volumineuses, la mise en page sera totalement perturbée. tion consiste, par exemple, à réserver une ligne entière pour les nom et prénom. De plus, vérifiez que la date, si vous l'avez insérée, s'affiche avec le bon format. Enfin, assurez-vous, en exploitant les fonctions de vérification de l'outil de publipostage, que vous disposez bien de toutes les données. Si certaines vous manquent, prévoyez-le dans la lettre type. Ainsi, si monsieur Paul Dupont trouve tout naturel de recevoir une lettre adressée à « Monsieur, Madame, », il verra probablement d'un mauvais ceil une missive commençant par « Chère madame Paul Dupont », un impair qui conduit votre courrier directement à la poubelle ! Etienne Oehmichen www.01net.com



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