VENDREDI 07 MAI 2021 BIZWEEK ÉDITION 341 WEBINAIRE SUR LE WHISTLEBLOWING BIZ ALERT Indépendance, procédures, culture et formation au centre de l’efficacité L’ACCA et l’Audit Committee Forum (né d’une collaboration entre la firme KPMG et le Mauritius Institute of Directors - MIoD) ont organisé, le 29 avril 2021, un webinaire intitulé ‘Audit committee guidelines for evaluating a whistleblowing system’. « Les instances d’audit des entreprises aident à l’amélioration du contrôle interne et sont indépendantes de la direction. Elles sont donc bien placées pour accompagner les initiatives visant à favoriser le whistleblowing efficace, dans le cadre d’une procédure bien définie et solide », a soutenu la Head of ACCA Mauritius à l’occasion Cet événement en ligne était animé par Madhavi Ramdin-Clark (Head of ACCA Mauritius), Georges Leung Shing (ancien président de l’Audit Committee Forum), Amber Engelbretch (Directrice de KPMG Faircall et Associate Director de KPMG Afrique du Sud), et Sheila Ujoodha (présidente de l’Audit Committee Forum et CEO du MIoD). D’entrée de jeu, Madhavi Ramdin-Clark a souligné à quel point le whistleblowing est un sujet sensible et elle a mis en exergue le rôle des structures d’audit des organisations privées et publiques. Car ces structures, si elles remplissent pleinement leur mission en toute indépendance de la direction de l’organisation, offrent une base solide pour contribuer au suivi et à la prise de décision quand des lanceurs d’alerte dénoncent des fraudes et autres actions répréhensibles. « Les instances d’audit des entreprises aident à l’amélioration du contrôle interne et sont indépendantes de la direction. Elles sont donc bien placées pour accompagner les initiatives visant à favoriser le whistleblowing efficace, dans le cadre d’une procédure bien définie et solide », a souligné la Head of ACCA Mauritius, en ajoutant que l’indépendance, l’objectivité et la confiance sont des atouts indispensables dans cette mission. Ce constat - ainsi que l’importance d’une culture d’entreprise qui favorise le whistleblowing - était aussi celui que fera par la suite Sheila Ujoodha, qui s’exprimait en faisant une synthèse et la relance des questions en conclusion du webinaire. Georges Leung Shing a rappelé que l’Audit Committee Forum (ACF) a été fondé en 2013 et accueille un maximum de 20 membres. L’objectif de l’ACF est de définir des directives pour promouvoir et réaliser les meilleures pratiques et le respect des cadres légaux dans la fonction assurée par les Audit Committees. L’ACF a notamment réalisé depuis l’année 2014 huit Position Papers sur divers aspects de cette fonction, et prépare actuellement un neuvième Position Paper consacré au ‘Business Continuity’. Le sixième ‘Position Paper’de l’ACF, publié en septembre 2018, traitait des systèmes de whistleblowing. Procédures claires L’action des lanceurs d’alerte (whistleblowing) doit se faire d’abord dans l’intérêt de l’organisation - pas dans une tentative de léser une personne en particulier pour un intérêt personnel. Elle doit aussi se réaliser dans l’optique de dénoncer des maldonnes et de révéler des lacunes dans les barrières aux abus par les employés - à tous les niveaux - qui sont en position d’utiliser leur fonction pour commettre des actes illégaux, dangereux ou favorisant leur gain personnel de façon immorale, indique-til. La mise en place d’une politique et de procédures claires (incluant la protection des employés lanceurs d’alerte), soutenues par des moyens de communication efficaces et assurant la confidentialité des lanceurs d’alerte, est indispensable pour favoriser le whistleblowing selon Georges Leung Shing. Il met, de plus, en lumière le rôle clé de l’Audit Committee dans ce système de dénonciation, de détection et d’enquête. « Au centre de tout, se trouve la culture de whistleblowing et de traitement des dénonciations, que développe l’organisation. Si cette culture existe, les lanceurs d’alerte seront encouragés à révéler les maldonnes et manquements qu’ils remarquent, preuves à l’appui », dit-il. Les systèmes encourageant et permettant le whistleblowing optimisent leur efficacité grâce à la bonne formation et à la mise en œuvre des outils adéquats de communication et de traitement des alertes, suggère Amber Engelbretch. La nécessité d’une action efficace, tous azimuts, est visible quand on s’attarde sur quelques chiffres concernant notre région (Afrique subsaharienne), présentés par la directrice de KPMG Faircall (cabinet qui accompagne les structures favorisant le whistleblowing au sein de nombreuses entreprises). La corruption en tête du classement Ainsi, selon un rapport publié à la fin de 2020, la principale catégorie de fraude dénoncée par les lanceurs d’alerte dans cette région était la corruption, avec un taux de 56% (bien plus que les autres catégories). Dans ce même rapport, les indications par lanceurs d’alerte figurent à la première place du classement des sources de détection des fraudes ; là aussi bien loin devant les autres sources (48% pour l’information de dénonciation) et la source des dénonciations était majoritairement la catégorie des employés (50%, contre 22% à la catégorie suivante dans le classement, celle des clients). « La position occupée par les responsables des fraudes, tel qu’indiqué dans ce rapport, est aussi intéressante », dit Amber Engelbretch. « Car si les employés sont responsables de 41% des fraudes, les managers de 37%, et les directeurs de seulement 18%, l’ampleur du préjudice financier pour les organisations est souvent plus grande dans le cas des maldonnes perpétrées par les personnes au plus haut de l’échelle hiérarchique ». Ces mêmes personnes étant les mieux placées pour passer outre les procédures de vérification et de protection contre les fraudes, l’effet de leurs activités est plus fort et parfois plus difficile à détecter. « L’importance de l’instauration d’un système qui donne confiance aux lanceurs d’alerte est donc primordiale », souligne Amber Engelbretch. Une telle confiance découle notamment de l’indépendance claire des acteurs du système, de l’efficacité de la procédure de collecte et de traitement des dénonciations, et du niveau de confidentialité et de respect d’anonymat qui fait partie de cette procédure. Car qui oserait dénoncer des collègues ou, pire, son patron, s’il y a une crainte de représailles au cas où la procédure n’aboutit pas ? La mise en œuvre d’un système efficace pour obtenir les confidences des lanceurs d’alerte implique une disponibilité permanente d’un personnel spécialisé. Un exemple de moyen pour recueillir les dénonciations est l’utilisation d’une ligne téléphonique spéciale, au bout de laquelle un expert en détection de fraude, formé dans la gestion du whistleblowing, peut interagir avec le lanceur d’alerte pour obtenir un maximum d’informations immédiatement, mais aussi valider la crédibilité de la démarche et du dossier du lanceur d’alerte - car les risques de préjudices à des personnes ou organisations par fausses dénonciations existent. La suite de la procédure demande la fourniture de preuves et d’informations supplémentaires ; ce qui peut aussi se faire à travers desemails ou applications spéciales, dotés de fonctionnalités de confidentialité et d’anonymat. Qu’ils relèvent uniquement d’un système interne, ou qu’ils utilisent les outils spécialisés fournis par des tierces parties, les systèmes favorisant le whistleblowing sont donc indispensables à la réalisation d’une structure efficace de détection des fraudes, en appoint de la tâche des Audit Committees et en intégration avec la mission de contrôle et d’assainissement de ces comités. 3