Arabesques n°20 oct/nov/déc 2000
Arabesques n°20 oct/nov/déc 2000
  • Prix facial : gratuit

  • Parution : n°20 de oct/nov/déc 2000

  • Périodicité : trimestriel

  • Editeur : Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur

  • Format : (210 x 297) mm

  • Nombre de pages : 20

  • Taille du fichier PDF : 5,3 Mo

  • Dans ce numéro : expérimenter le système universitaire de documentation...

  • Prix de vente (PDF) : gratuit

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2 Le dessin de Plantu paru sur la une du Monde daté 25 – 26 juin 2000 illustre le « Tour du monde des étudiants de l’an 2000 » par quatre diplômés de l’Essec ; leur enquête s’intitule Planète étudiants. PLANÈTE ÉTUDIANTS  : quel monde veulent-ils construire ? G. Desombre, N. Fasquelle, J-B. Hogard, O. Lenoir avec l’Essec, la Fondation d’entreprise Arthur Andersen, le Sénat, Éditions Horizon 2000 Horizons Les illustrations sont de Jean Harambat. Les étudiants de 64 universités, dans 24 pays, ont été rencontrés ; en France, à Aix-Marseille, Nanterre, la Sorbonne, l’École polytechnique… et l’Essec. « Les Castors Charitables peuplent la terre entière […] des États-Unis à la France en passant par l’Allemagne. L’idéaliste de Berkeley (USA) maîtrise plusieurs langues […] estime que le gouvernement américain trompe la population. L’humaniste (France) … de gauche […] a peur de la mondialisation […] milite pour un développement […] qui pourrait Éditorial Les réalisations en cours dans le domaine de la documentation universitaire prennent place dans la pratique quotidienne des professionnels et des utilisateurs en général. Arabesques continue son tour d’horizon des coopérations qui s’établissent au-delà des frontières autour d’une région ou d’un thème. En termes de projets qui deviennent des réalités, le système universitaire de documentation est utilisé par les sept sites pilotes, depuis la fin mai. Nous vous annoncions le lancement de l’expérimentation pilote dans notre précédent numéro ; le bilan peut maintenant en être présenté. Bilan qui était un point technique et non une fin puisque les établissements travaillent désormais dans le système. Bien entendu, l’expérimentation ne s’est pas déroulée sans difficulté ; les corrections et Arabesques n°20 octobre - novembre - décembre 2000 commencer demain dans le cadre de l’Europe sociale. » Cf. p.42 « Les Requins Malins peuplent … les pays en pointe […]. Le libéral (France) sorti d’une grande école […] s’oppose à l’Europe sociale et milite pour un libéralisme sans concession… » Cf. p.50 améliorations ont continué pendant l’été et doivent être poursuivies. Il reste à faire, en ce début d’année universitaire, une recette complète, qui a commencé le 14 septembre, pour envisager le déploiement. Les utilisateurs futurs et l’ABES peuvent être reconnaissants du soutien et de la patience des sites pilotes qui évaluent et font évoluer leur futur outil de travail. Pour le professionnel des bibliothèques, cela prépare le déploiement d’un système qui corresponde à ses besoins. Pour l’utilisateur final qui peut consulter le catalogue depuis avril, c’est la perspective d’une information complète et à jour et d’un accès facilité aux documents eux-mêmes. Suzanne Santiago Directrice de l'ABES Le système Expérimenter le SU… suite & fin L’expérimentation pilote du système universitaire de documentation 1 s’est achevée le 25 juillet dernier, par une réunion où se sont retrouvés les différents participants  : coordinateurs des sites pilotes, représentants de l’ABES, de Pica-Bull et du CINES, ainsi que des réseaux de catalogage de monographies. Après deux mois de travail, un bilan a pu être établi, qui recensait les tâches effectuées et les problèmes rencontrés. L’objectif principal de l’expérimentation était de tester l’outil et ses différentes fonctionnalités  : la recherche et le catalogage avec WinIBW, la fourniture de documents avec PebNetSU, les échanges entre système central et systèmes locaux. La recherche et le catalogage Pendant toute la durée de l’expérimentation, les mises à jour de la base du système universitaire de documentation se sont poursuivies. C’est ainsi qu’au 24 juillet, le volume total de la base, tous types de notices confondus, était de 5 085 405 références. Les notices étaient alors à jour à fin mai 2000 dans la plupart des cas, à l’exception notable des thèses qui étaient à jour à fin novembre 1999, leur consultation étant aussi possible par Thesenet sur le site de l’ABES. Quant aux publications en série, les données concernant les sites pilotes étaient à jour à fin mai, celles des autres sites à fin mars. Le travail de mise à jour devait se poursuivre pendant l’été, avec le chargement des mises à jour de juin et juillet du CCNPS et des notices RCR (Répertoire de centres de ressources), ainsi que des notices Electre et de celles issues de la rétroconversion BN-Opale. Malgré les très nombreux problèmes rencontrés, les bibliothèques pilotes ont beaucoup travaillé dans le système universitaire de documentation pendant ces huit semaines. Pour le catalogage, les statistiques sur l’ensemble des sept sites ont été les suivantes  : 1 448 notices bibliographiques ont été créées, 6 816, trouvées dans la base, ont fait l’objet d’au moins une localisation, 772 ont été dérivées de la base externe RLG,
universitaire de documentation 1 212 notices d’autorité ont été créées, dont 69 propositions RAMEAU, 6 470 données d’exemplaire ont été créées. Cependant, de nombreux problèmes ont été constatés, dont certains très préoccupants. Les utilisateurs professionnels ont ainsi rencontré des difficultés de recherche avec certains index. Dans les recommandations des sites pilotes, une plus grande information sur les index (leur constitution, leur utilisation) est demandée lors de la formation et dans la documentation fournie. Lors des opérations de catalogage, de fréquents messages d’erreur ont handicapé les catalogueurs. Certains ont fait l’objet de demandes de correction, ce qui a été fait par Pica ; mais il est également souhaitable que ces messages soient rédigés dans un langage plus aisément compréhensible par l’utilisateur. D’une façon générale, l’ergonomie de l’outil a été parfois critiquée, notamment pour la navigation d’un écran à un autre. Mais le problème le plus grave fut celui de la dégradation du logiciel client WinIBW. Après une utilisation intensive, la disparition de raccourcis clavier, l’impossibilité d’utiliser certaines touches de fonction, le blocage du clavier… ont été constatés dans tous les sites. Ces « plantages », qui empêchaient toute opération de catalogage (ou autre) nécessitaient la réinstallation du logiciel, opération extrêmement lourde et qui ne pouvait être qu’un palliatif en attendant une nouvelle version du logiciel. Cette version a été livrée dans les derniers jours de l’expérimentation, mais, faute de temps, n’a pu être installée que sur un nombre réduit de postes ; les premiers tests ont montré que le problème n’était pas encore résolu. Pica a livré une autre version fin août, version devant être testée à la fois par les bibliothèques au moment de la réouverture après les congés d’été, et par les équipes de l’ABES au cours de la vérification de bon fonctionnement (VBF) au mois de septembre. La fourniture de documents Les installations de PebNetSU, c’est-à-dire interfacé avec le logiciel WinIBW, ont été réalisées tard, car quelques problèmes techniques ont retardé l’opération qui a pu être réalisée en juillet. 10 sections PEB, sur 15, ont ainsi Arabesques n°20 octobre - novembre - décembre 2000 été installées pendant la période de l’expérimentation. Les tests effectués alors ont montré que l’interface fonctionnait, mais que les récupérations d’information dans WinIBW n’étaient pas toujours bonnes. Des corrections devaient encore être faites, pour qu’en septembre, les tests puissent continuer et être étendus. Les échanges entre système central et systèmes locaux Les tests des procédures d’échange entre le système universitaire de documentation et les systèmes locaux des sites étaient une part importante de l’expérimentation. Ils ont demandé un très gros travail qui a été mené en coopération étroite par les bibliothèques et leurs fournisseurs, l’ABES et Pica, et qui n’a pu être réalisé qu’à la fin de la période de l’expérimentation. En ce qui concerne les transferts initiaux, Pica a procédé à l’envoi de listes de correspondance (trois au total) entre numéros identifiants (ppn) dans le système universitaire de documentation et numéros des notices dans les sources, la dernière datant du 16 juillet. Ces listes ont été chargées dans les bases locales de cinq sites ; Nice devait le faire en août, et Le Mans attendait la reprise de ses données dans la base du système universitaire de documentation. Pour les transferts réguliers, après beaucoup de travail, correction des formats d’export et examen de fichiers de tests, les premiers transferts réguliers ont pu avoir lieu dans presque tous les sites, lors des derniers jours de l’expérimentation. Certains fichiers ont même pu être récupérés de façon automatique par échange de messages électroniques, mais cette fonction était réexaminée en septembre. Dans l’ensemble, les procédures d’échanges ont pu ainsi aboutir, mais ce fut réellement un des points les plus difficiles de l’expérimentation, et une attention particulière devait encore y être apportée pour être sûr que les échanges se poursuivraient sans problème à la reprise de septembre. Le suivi de l’expérimentation et l’assistance utilisateurs Pendant toute la durée de l’expérimentation, les équipes de l’ABES et de Pica-Bull ont été mobilisées pour suivre au plus près son déroulement. Réunions bihebdomadaires, interventions des experts pour répondre aux questions et résoudre les problèmes ont permis « d’épauler » les utilisateurs dans les bibliothèques et de soutenir leur travail. La « cellule assistance » a recueilli, entre le 29 mai et le 21 juillet, 243 appels ou messages électroniques. Parmi ceux-ci, 80 ont fait l’objet d’un « fait technique », c’est-àdire été signalés à Pica pour correction. Les autres ont été traités à l’ABES, soit directement par les personnes présentes à la cellule d’assistance au moment de l’appel, soit par les experts plus directement concernés par le sujet abordé (catalogage, consultation, gestion des utilisateurs, etc.). Les domaines les plus fréquemment abordés ont été  : la dégradation du logiciel, les questions et problèmes de catalogage, les autorités, les problèmes liés à la recherche et à l’affichage des résultats de cette recherche. Les faits techniques ont donc été transmis à Pica pour analyse et correction. Au 24 juillet, sur 160 faits techniques émis, la moitié était corrigée et validée. Parmi les 80 autres, un certain nombre (30) étaient corrigés mais devaient encore être vérifiés, 10 étaient encore en correction et 15 étaient reportés à une date ultérieure. Dans l’évaluation faite par les bibliothèques pilotes des autres aspects de l’expérimentation, l’accent a été mis sur la nécessité d’adapter la formation  : insister sur la recherche, en expliquant notamment en détail chaque index proposé, personnaliser la formation pour les responsables de prêt entre bibliothèques, donner des exemples de catalogage plus concrets et adaptés au travail quotidien dans les bibliothèques, etc. La réflexion commune sur ces aspects de formation et de documentation devait être poursuivie dès le mois de septembre. En conclusion, les coordinateurs des sites pilotes 2 ont insisté sur deux points. Malgré tout le travail effectué pendant ces huit semaines intenses, il restait beaucoup à faire en septembre (poursuivre certains tests, vérifier les échanges avec les systèmes locaux, poursuivre les opérations de prêt entre bibliothèques…) ; l’expérimentation devait se poursuivre sous une autre forme. Et, d’autre part, il leur paraissait impossible de déployer le système tel qu’il a été expérimenté ; …/… 3



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