I histoire I Archives départementales : l’informatisation continue Après un test concluant mené en décembre, les Archives départementales ont mis à disposition du public, début janvier, un outil informatique pour la commande de documents en salle de lecture. État et disponibilité du document, tout se sait désormais d’un clic. La mise en place du récolement informatique permanent du fonds des Archives est le résultat d’un travail collectif de l’ensemble des agents des Archives départementales du Doubs, que leurs utilisateurs peuvent apprécier. Pour les non-archivistes, il s’agit de l’informatisation de la cote de chaque document, soit sa carte d’identité et sa localisation. En un clic, le lecteur sait désormais si le document est communicable, microfilmé, s’il est disponible ou déjà en salle, en restauration, s’il nécessite une autorisation particulière pour être consulté… Georges Cuer, directeur des Archive : « Nous n’avons plus besoin d’aller retrouver le document, comme c’était le cas jusqu’à 28_vu du doubs_mars 2009 présent, pour le savoir. Instantanément, nous savons où est le document et ses caractéristiques, cela facilite sa gestion. C’est aussi précieux pour la sécurisation de nos documents et de nos statistiques. On mesure l’intérêt du système quand on sait que près de 15 000 articles sont communiqués par an en salle. Aux Archives, avec les demandes régulières de prêts des administrations et des lecteurs, les documents sont toujours en mouvement ! Nous avons opté pour un système suffisamment souple pour que les relations humaines gardent toute leur place. En cas de souci technique, nous reprenons la main et ne sommes pas bloqués. Ni nous, ni le lecteur. » Une informatisation hiérarchisée et réfléchie Éric Froissart, assistant qualifié de conservation et responsable du projet informatique aux Archives poursuit : « La numérisation de nos fonds est maîtrisée dans ses priorités. Plutôt que de numériser des séries de documents de manière plus ou moins aléatoire, nous ciblons les clés qui permettent d’y accéder. En premier lieu, les inventaires de nos fonds sont accessibles depuis notre portail de recherche (http://archives. doubs.fr). Ainsi, de chez vous, vous pouvez savoir si nous possédons le document que vous recherchez. À cela s’ajoutent en documents numérisés les plans cadastraux napoléoniens des actuelles communes de la Communauté d’agglomération du pays de Montbéliard, les tables décennales de l’état civil (jusqu’à la commune d’Hérimoncourt, les ajouts sont réguliers). Ces tables reprennent les naissances, mariages et décès dans chaque commune et, bientôt, les matricules de la conscription. Ensuite, vous pourrez venir aux Archives avec la cote du document. Grâce à l’informatisation de ces cotes, vous saurez tout de suite si le document est disponible. » Et les utilisateurs suivent puisqu’en période de test, 554 documents ont été consultés par ce système et déjà 750 l’ont été par ce biais lors de la première quinzaine de janvier. « L’appropriation de l’outil se fait rapidement, nous avons déjà 265 lecteurs inscrits », conclut le directeur. Et ce n’est qu’un début ! Archives départementales rue Marc-Bloch 25000 Besançon Tél. 03 81 25 88 00